Wiele sporów sądowych, jest efektem braku pisemnej umowy. Niekiedy, treść zawartego „na gębę” stosunku prawnego, da się ustalić w drodze przesłuchania świadków czy stron. To jakie były uzgodnienia, można także wywieść z analizy sposobu wykonywania umowy. Niestety zdarza się, że mimo słuszności dochodzonego roszczenia, sąd za bardziej wiarygodne uznaje twierdzenia i zeznania oponenta. By uniknąć tego rodzaju ryzyka, każdą umowę, zawieraną choćby i z osobą bliską, którą darzymy zaufaniem – warto utrwalić w formie pisemnej.
Jak sporządzić dobrą umowę?
W pierwszej kolejności, należy ustalić, czy ze względu na przedmiot danego kontraktu, dla jego ważności nie jest wymagana forma szczególna.
W większości przypadków, wystarczającym jest zawarcie umowy w formie pisemnej. Forma aktu notarialnego wymagana jest m.in. do zbycia nieruchomości czy spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Umowy dotyczące np. zbycia przedsiębiorstwa dla swej ważności wymagają formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym itd.
Co powinna zawierać umowa?
Każda umowa, powinna zasadniczo określać: kto, co, jak.
Dodatkowo, w zależności od charakteru stosunku prawnego, ryzyka danej transakcji, jej wartości – w umowie można zawrzeć klauzule dodatkowe (np. zapisy o karach umownych, postanowienia gwarancyjne, zapisy ułatwiające dochodzenie roszczeń itd.). Przepisy ustaw niekiedy narzucają pewną minimalną zawartość danej umowy (dotyczy to zwłaszcza umów spółek, czy umów zawieranych z konsumentami).
Jak określić strony umowy?
Wskazanie w umowie jej stron, winno umożliwiać ich identyfikację i ułatwić ewentualną komunikację. Często pojawiają się wątpliwości, czy możemy legitymować nieznanego nam kontrahenta? Oczywiście – jak inaczej mielibyśmy upewnić się, że osoba, która ma złożyć na umowie swój podpis to faktycznie np. Jan Kowalski? Natomiast praktyki, polegające na kserowaniu dowodów osobistych czy innych dokumentów tożsamości, były uznawane przez GIODO (obecnie UODO) za niedozwolone.
Ponadto, zawierając umowę z podmiotem, w imieniu którego działa inna osoba (członek zarządu/prokurent/pełnomocnik), należy upewnić się, że jest ona uprawniona do jego reprezentacji. W przypadku spółek ujawnionych w KRS, celem ustalenia kto wchodzi w skład zarządu i czy została ustanowiona prokura, można skorzystać z wyszukiwarki dostępnej na stronie ministerstwa sprawiedliwości. W przypadku pełnomocników, warto zadbać by dokument pełnomocnictwa stanowił załącznik do umowy (nie jest to konieczne gdy umowę zawieramy w formie aktu notarialnego – kwestię reprezentacji bada wówczas notariusz).
Należy pamiętać, że niekiedy „standardowe” zasady reprezentacji ulegają pewnym modyfikacjom. Dotyczy to w szczególności umów zawieranych między spółką a jej członkami zarządu. W sytuacji tej należy upewnić się, czy treść danej umowy spółki określa na tą okoliczność zasady reprezentacji (np. przyznając kompetencję do zawierania tych umów radzie nadzorczej/jej przewodniczącemu). Jeżeli zapisów takich brak – stosuje się zasady ogólne wynikające z przepisów kodeksu spółek handlowych. Spółkę powinna wówczas reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (co istotne – musi to być uchwała zgromadzenia, a nie uchwała wspólników podjęta poza zgromadzeniem!). Jeszcze inne zasady reprezentacji dotyczą zawierania umów przez członka zarządu ze spółką, w której osoba ta jest zarazem jedynym wspólnikiem. W sytuacji tej, kontrakty te wymagają zachowania formy aktu notarialnego.
Jak opisać przedmiot umowy?
Dobra umowa, powinna być indywidualnie dostosowana do potrzeb. Klauzule winny być możliwie krótkie i zrozumiałe.
Umowa powinna w sposób jasny i nie budzący wątpliwości określać co jest jej przedmiotem (tj. do czego dana Strona się zobowiązuje i jakie są jej prawa i obowiązki).
Zanim przystąpimy do sporządzania umowy, warto sięgnąć do lektury kodeksu cywilnego. Tamże bowiem, ustawodawca zawarł przepisy regulujące czynności prawne i stosunki umowne. W tzw. części ogólnej prawa zobowiązań, opisano kwestie wspólne dla wszystkich umów. Z kolei w tzw. części szczegółowej, ustawodawca uregulował poszczególne rodzaje umów (np. sprzedaż, najem, dzierżawę, darowiznę, pożyczkę, umowę agencyjną itd.). Niektóre umowy (np. franczyza) nie zostały jednak przez ustawodawcę zdefiniowane. Część z w/w przepisów ma charakter bezwzględnie obowiązujący tj. nie można w umowie uregulować poruszanych w nich materii inaczej niż postanowił ustawodawca. Niektóre zapisy mają tzw. semiimperatywny charakter, tj. można je zmienić, ale np. wyłącznie na korzyść danej strony (np. najemcy lub agenta). W pozostałym zakresie, obowiązuje tzw. zasada swobody umów.
Klauzule dodatkowe do umów
Teoretycznie, umowa nie musi być długa i często jej istotę można zawrzeć i w jednym zdaniu (np.: X sprzedaje Y samochód Z za 10.000 PLN brutto, a Strony wzajemnie kwitują odbiór auta i pieniędzy).
Jeżeli przedmiot umowy jest drobny, a umowę zawieramy z osobą do której mamy zaufanie, zazwyczaj nie ma potrzeby by zbytnio się rozwodzić przy sporządzaniu kontraktu. Tam jednak, gdzie istnieje stan niepewności co do uczciwości, rzetelności lub terminowości kontrahenta – warto zadbać o umieszczenie w umowach klauzul dodatkowych.
W zależności od potrzeb, mowa tu np. o zapisach motywujących kontrahenta do aktywnego i terminowego wykonania umowy (np. kary umowne za opóźnienie), określające właściwość sądu na wypadek sporu (jest to istotne zwłaszcza gdy kontrahent ma swą siedzibę np. na drugim końcu Polski lub za granicą), mające charakter oświadczeń gwarancyjnych itd.
Należy przy tym pamiętać, że sposób sformułowania niektórych klauzul, nie może naruszać bezwzględnie obowiązujących przepisów (np.: kara umowna może być zastrzeżona tylko na okoliczność niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego itd.).
Zabezpieczenie zobowiązań
W przypadku kontraktów obarczonych dużym ryzykiem, warto zadbać o uzyskanie odpowiedniego zabezpieczenia. Np. udzielając pożyczki, można rozważyć umieszczenie w umowie zapisów o wekslu, czy tzw. dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Charakter niektórych umów uzasadnia zaś np. zabezpieczenie długu hipoteką lub przewłaszczeniem na zabezpieczenie. Inne formy zabezpieczenia to np. poręczenie, zastaw, zastaw rejestrowy. Popularną metodą minimalizacji ryzyka, jest także korzystanie z tzw. depozytu notarialnego (w uproszczeniu notariusz staje się wówczas gwarantem spełnienia danego świadczenia pod warunkiem przedstawienia dowodu wykonania zobowiązania wzajemnego).
Klauzula o przetwarzaniu danych osobowych
W kontekście unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) w umowach należy nadto zawrzeć odpowiednie zapisy stanowiące zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu. Ponadto czy to w formie załącznika, czy to jako fragment umowy, administrator danych osobowych zobligowany jest dopełnić stosownych obowiązków informacyjnych.
Jeżeli w ramach wykonania umowy, jedna ze stron będzie przekazywać drugiej stronie dane osobowe osób trzecich (np. umowa na szkolenia BHP pracowników, hosting, umowa z agencją ochrony itd.) w umowie należy także zamieścić zapisy o tzw. powierzeniu przetwarzania danych. Treść takiej umowy musi być zgodna z RODO, które precyzyjnie określa jakie zapisy muszą zostać w niej ujęte.
Prawa konsumenta i zgodność z dobrymi obyczajami
Co oczywiste, umowy zawierane z konsumentami winny być wolne od tzw. klauzul niedozwolonych. By sporządzić dobrą umowę, warto zatem zapoznać się z zawartością rejestru klauzul niedozwolonych (raptem kilka tysięcy pozycji), by uniknąć konsekwencji stosowania w/w zapisów.
Ponadto, w zależności od charakteru danej umowy, jej przedmiotu czy sposobu zawarcia (umowy zawierane poza lokalem przedsiębiorstwa lub przez Internet), przedsiębiorca musi upewnić się, że umowa zawiera wszystkie niezbędne klauzule wymagane m.in. przez ustawę o prawach konsumenta, czy ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Inne formalności ważne przy zawieraniu umów
Niekiedy, ważność danej umowy, wymaga także uzyskania zgody określonego podmiotu. Ograniczenia te mogą wynikać bądź z mocy prawa (np. do niektórych czynności wymagana jest zgoda małżonka; zaciąganie niektórych zobowiązań przez spółkę może wymagać podjęcia stosownej uchwały, niektóre umowy zawierane między rodzicami a małoletnimi dziećmi wymagają zgody sądu rodzinnego itd.), lub np.: z postanowień umowy spółki (przy czym w tym wypadku, zawarcie takiej umowy bez wymaganej zgody nie skutkuje nieważnością umowy, lecz odpowiedzialnością zarządu).
Aspekt podatkowy
Zawarcie określonej umowy, może rodzić konsekwencje podatkowe. Czasami jednak, umiejętnie sporządzona umowa, lub zastąpienie jej inną – może tym dolegliwościom zaradzić.
Czy samodzielne sporządzenie umowy jest trudne?
Sporządzenie ważnej, jasno sformułowanej, zgodnej z prawem a także bezpiecznej umowy – nieraz jest niezwykle czasochłonne. Niekoniecznie natomiast musi być trudne. Wystarczy zaznajomić się z przepisami ogólnymi prawa zobowiązań i tych regulujących konkretnie dany rodzaj umowy. Wbrew pozorom, nie jest to wiedza szczególnie tajemna. Trudniejszym bywa natomiast, takie sformułowanie klauzul, by nie tylko odzwierciedlały nasze intencje, ale i nie wzbudzały żadnych obiekcji po stronie kontrahenta. Ponadto w Internecie można odszukać i pobrać darmowe wzory umów (wiele z nich jest przyzwoicie napisanych) i w oparciu o takie dokumenty stworzyć własny kontrakt. Natomiast gdy nie mamy pełnego zaufania do kontrahenta a umowa nie dotyczy przysłowiowej pietruszki – można po prostu zlecić napisanie umowy profesjonaliście.