Spory często zaczynają się od rzeczy konkretnych: niezapłaconej faktury, opóźnienia, wadliwie wykonanej usługi, nierozliczonej kaucji albo niedotrzymanego terminu. Po kilku wiadomościach problem bywa już nie tylko prawny, ale także emocjonalny. Każda strona ma folder argumentów i rosnące przekonanie, że jeszcze jeden stanowczy e-mail wreszcie wszystko wyjaśni. Czasem wyjaśnia. Częściej tylko powiększa archiwum.
Ugoda pozasądowa może być sposobem na zamknięcie sporu bez procesu. Nie oznacza przyznania się do wszystkich racji drugiej strony. Zwykle oznacza, że strony wolą przewidywalne rozwiązanie od długiego konfliktu. Dobra ugoda nie musi być serdeczna. Powinna być jasna, wykonalna i tak napisana, żeby za miesiąc nikt nie pytał, co właściwie ustalono.
Najpierw trzeba nazwać spór
W ugodzie warto krótko opisać, czego dotyczy konflikt: umowy, faktury, szkody, opóźnienia, zwrotu rzeczy, rozliczenia usług albo innego zdarzenia. Nie chodzi o pisanie powieści procesowej. Chodzi o to, żeby było wiadomo, jakie roszczenia strony obejmują ugodą. Zbyt ogólne sformułowanie może później rodzić pytanie, czy dana sprawa została już zamknięta, czy nadal można jej dochodzić.
Jeżeli ugoda obejmuje kilka roszczeń, warto je wymienić. Jeżeli strony chcą zamknąć tylko część sporu, trzeba to napisać wyraźnie. Milczenie w tym miejscu potrafi być drogie, bo każda strona może inaczej rozumieć zakres ustępstw.
Ustępstwa powinny być konkretne
Ugoda polega na wzajemnych ustępstwach. Mogą dotyczyć kwoty, terminu płatności, rozłożenia długu na raty, zwrotu rzeczy, wykonania dodatkowych czynności, rezygnacji z części roszczeń albo sposobu zakończenia współpracy. Każde ustępstwo powinno być opisane tak, żeby dało się sprawdzić jego wykonanie.
Jeżeli strony ustalają płatność, trzeba wskazać kwotę, termin, rachunek, tytuł przelewu i ewentualne raty. Jeżeli przedmiotem ugody jest wydanie dokumentów albo rzeczy, należy opisać miejsce, termin i sposób przekazania. Jeżeli jedna strona ma poprawić usługę, warto wskazać zakres poprawek i sposób odbioru. Ugoda zbudowana na słowach „strony się porozumieją” może brzmieć elegancko, ale często tylko odkłada spór do następnego tygodnia.
Co w razie niewykonania ugody?
Dobrze przygotowana ugoda przewiduje również sytuację, w której jedna ze stron nie wykona ustaleń. Można określić, czy opóźnienie jednej raty powoduje natychmiastową wymagalność pozostałej kwoty, czy strona wraca do pierwotnych roszczeń, czy należą się odsetki albo kara umowna, jeżeli jest dopuszczalna w danym modelu zobowiązania. Ważne, aby mechanizm był proporcjonalny i zrozumiały.
W niektórych przypadkach warto rozważyć formę aktu notarialnego z poddaniem się egzekucji, ale to zależy od rodzaju sprawy i wartości roszczenia. Przy prostszych rozliczeniach wystarczyć może zwykła pisemna ugoda. Forma powinna odpowiadać ryzyku, a nie ambicji dokumentu.
Ugoda nie powinna tworzyć nowych niejasności
Przygotowując wzór ugody pozasądowej, warto zadbać o podpisy osób uprawnionych, załączniki, datę, sposób doręczeń i postanowienia o poufności, jeżeli mają znaczenie. Jeżeli spór dotyczy przedsiębiorców, trzeba sprawdzić dane rejestrowe i umocowanie osoby podpisującej. Jeżeli sprawa jest wielowątkowa, warto rozważyć indywidualną analizę, żeby ugoda rzeczywiście kończyła to, co ma zakończyć.
Dobra ugoda jest mniej widowiskowa niż proces, ale często bardziej praktyczna. Jej siła polega na tym, że zamienia spór w listę konkretnych działań. A prawo, przynajmniej w codziennym użyciu, bardzo lubi konkrety.
Powiązane opracowania
Przy zamykaniu sporu przydatne mogą być: ugody i porozumienia, wzór ugody pozasądowej, pożyczka oraz cesja.
Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej udzielonej po analizie konkretnej umowy, dokumentów oraz sytuacji stron.