Współpraca z księgową albo biurem rachunkowym opiera się na zaufaniu, ale zaufanie bardzo lubi kalendarz, listę obowiązków i jasny obieg dokumentów. Bez tego łatwo o sytuację, w której przedsiębiorca uważa, że wszystko wysłał, księgowość uważa, że niczego nie dostała, a termin podatkowy spokojnie mija bokiem. Umowa nie sprawi, że dokumenty same wskoczą do systemu, ale może znacznie zmniejszyć chaos.
Dobra umowa z księgową powinna określać zakres usług, terminy przekazywania dokumentów, sposób komunikacji, odpowiedzialność stron, zasady przechowywania dokumentów, dostęp do systemów i kwestie ochrony danych. Księgowość to nie tylko „zaksięgowanie faktur”. To często cały rytm rozliczeń firmy.
Zakres usług
W umowie warto wskazać, czy usługa obejmuje księgi rachunkowe, KPiR, ryczałt, VAT, JPK, deklaracje, ZUS, kadry i płace, sprawozdania, reprezentację przed urzędem albo doradztwo bieżące. Im bardziej konkretny katalog, tym mniej sporów o to, czy dana czynność była w cenie. Jeżeli usługi dodatkowe są płatne osobno, warto wskazać zasady ich zlecania i rozliczania.
Trzeba też opisać, kto odpowiada za treść dokumentów źródłowych. Biuro rachunkowe zwykle księguje na podstawie materiałów otrzymanych od klienta, ale nie powinno być traktowane jak detektyw od każdej faktury. Z drugiej strony profesjonalista powinien reagować na oczywiste nieprawidłowości i informować klienta o ryzykach.
Terminy i obieg dokumentów
Najbardziej praktyczne postanowienia dotyczą terminów. Do którego dnia miesiąca klient przekazuje dokumenty? W jakiej formie: papierowo, e-mailem, przez system, dysk czy aplikację? Co się dzieje, gdy dokumenty przychodzą po terminie? Czy biuro ma obowiązek przypominać, czy tylko księguje to, co otrzymało? To proste pytania, ale bez odpowiedzi potrafią wywołać dużo niepotrzebnego napięcia.
Warto określić również zasady kontaktu z urzędami, pełnomocnictwa, archiwizacji i wydania dokumentów po zakończeniu współpracy. Zmiana księgowości jest wystarczająco niewygodna sama w sobie. Umowa nie powinna dokładać do niej poszukiwania dokumentów jak w grze terenowej.
RODO i poufność
Księgowość niemal zawsze oznacza dostęp do danych osobowych, faktur, wynagrodzeń, rachunków i informacji finansowych. Dlatego potrzebne są postanowienia o poufności oraz, w wielu sytuacjach, umowa powierzenia przetwarzania danych. Warto wskazać, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu, przez jaki czas i jakie zabezpieczenia stosuje biuro.
Przy wyborze wzoru umowy z księgową dobrze sprawdzić, czy dokument porządkuje zakres usług, terminy, dokumenty, odpowiedzialność i dane osobowe. W księgowości elegancki porządek jest mniej efektowny niż błyskotliwa improwizacja, ale zwykle znacznie tańszy.
Co powinno być poza stałym abonamentem
W wielu umowach z biurem rachunkowym największe znaczenie ma nie tylko sam abonament, ale granica między usługą stałą a pracami dodatkowymi. Przygotowanie zwykłej deklaracji może być w pakiecie, ale udział w kontroli, korekty za poprzednie lata, porządkowanie zaległości, sporządzanie niestandardowych zestawień albo obsługa zmian kadrowych mogą wymagać osobnego wynagrodzenia. Warto napisać to spokojnie, zanim pojawi się faktura z niespodzianką.
Dobrym rozwiązaniem jest mechanizm akceptacji prac dodatkowych. Biuro informuje, że dana czynność wykracza poza abonament, podaje koszt lub zasady rozliczenia, a klient potwierdza zlecenie. Taki drobiazg pomaga uniknąć rozmów, w których każda ze stron jest szczerze przekonana, że druga „powinna była wiedzieć”. Umowa nie musi przewidywać każdej sytuacji, ale powinna przewidywać sposób podejmowania decyzji.
Zakończenie współpracy
Umowa powinna opisywać także zakończenie współpracy: okres wypowiedzenia, wydanie dokumentów, eksport danych, przekazanie plików JPK, dostępów, rejestrów, list płac i informacji potrzebnych nowemu księgowemu. To etap często lekceważony, bo na początku współpracy nikt nie lubi myśleć o jej końcu. A jednak dobrze napisane zasady rozstania potrafią oszczędzić firmie sporo nerwów.
Warto też ustalić, co dzieje się z dokumentami przechowywanymi elektronicznie i papierowo, kto ponosi koszt dodatkowych kopii oraz jak długo biuro zapewnia dostęp do systemu po zakończeniu umowy. Księgowość jest trochę jak porządna biblioteka: najważniejsze jest nie tylko to, że książki istnieją, ale też to, że da się je znaleźć wtedy, gdy są potrzebne.
Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej udzielonej po analizie konkretnej umowy, dokumentów oraz sytuacji stron.