Tłumaczenie dokumentów, książki, strony internetowej albo materiałów firmowych bywa traktowane jak prosta usługa: wysyłamy plik, czekamy, odbieramy tekst. Tymczasem dobra współpraca z tłumaczem wymaga kilku bardzo konkretnych ustaleń. Jakie języki obejmuje usługa, jaki jest zakres tekstu, czy tłumaczenie ma być zwykłe czy przysięgłe, w jakim formacie mają wrócić pliki, kto akceptuje terminologię i co dzieje się, gdy tekst źródłowy zmienia się w trakcie pracy.
Umowa z tłumaczem nie musi być długa, ale powinna unikać mgły. Tłumaczenia są dziedziną, w której jeden przecinek potrafi zmienić sens zdania, a jeden nieustalony termin potrafi zmienić spokojny projekt w nocną wymianę maili. Lepiej więc opisać zasady wcześniej, kiedy nikt jeszcze nie pisze w temacie wiadomości wielkimi literami.
Zakres i materiały źródłowe
W umowie warto wskazać, jaki materiał ma zostać przetłumaczony: liczba stron, znaków, słów, format pliku, język źródłowy i docelowy. Jeżeli tekst wymaga specjalistycznej terminologii, dobrze przekazać glosariusz, wcześniejsze tłumaczenia, instrukcje albo preferencje klienta. Tłumacz może być bardzo dobry, ale nie zawsze zna wewnętrzne nazwy produktów, skróty branżowe i firmowe zwyczaje językowe.
Trzeba też ustalić, co dzieje się przy zmianach materiału źródłowego. Jeżeli klient po kilku dniach wysyła nową wersję dokumentu, to zwykle nie jest drobiazg administracyjny, tylko dodatkowa praca. Umowa może przewidywać, jak rozlicza się takie zmiany i czy wpływają na termin.
Termin, odbiór i poprawki
Termin wykonania powinien być powiązany z przekazaniem kompletnych materiałów. Warto wskazać, czy termin liczy się od dnia przesłania tekstu, potwierdzenia zamówienia, zapłaty zaliczki czy dostarczenia wszystkich załączników. Przy większych zleceniach dobrym rozwiązaniem są etapy: próbka, część pierwsza, wersja robocza, wersja końcowa.
Należy też opisać procedurę poprawek. Czym innym jest poprawienie błędu, a czym innym zmiana stylu po stronie klienta albo dostosowanie tekstu do nowej strategii komunikacji. Jeżeli korekta ma być w cenie, warto określić jej zakres i termin zgłaszania uwag. Bez tego słowo „poprawki” może rozciągać się jak guma, aż w końcu pęka w najmniej eleganckim momencie.
Poufność i prawa do tłumaczenia
Tłumacz często otrzymuje dokumenty zawierające dane osobowe, tajemnice przedsiębiorstwa, informacje finansowe albo materiały jeszcze nieopublikowane. Umowa powinna regulować poufność, sposób przekazywania plików, przechowywanie materiałów i ich usunięcie po zakończeniu zlecenia. Przy danych osobowych może być potrzebne także uporządkowanie kwestii RODO.
W przypadku tłumaczeń twórczych, książek, materiałów marketingowych albo treści publikowanych warto uregulować prawa autorskie lub licencję. Przy korzystaniu z wzoru ramowej umowy z tłumaczem dobrze więc sprawdzić, czy dokument obejmuje nie tylko cenę i termin, ale też poufność, poprawki, formaty i prawa do tekstu. Tłumaczenie ma przenosić sens między językami, a umowa między stronami powinna przenosić spokój.
Tłumaczenie zwykłe, przysięgłe i specjalistyczne
Na początku warto ustalić rodzaj tłumaczenia. Tłumaczenie zwykłe materiałów firmowych różni się od tłumaczenia przysięgłego dokumentów urzędowych, a tekst marketingowy różni się od instrukcji technicznej albo umowy. Jeżeli zlecenie wymaga określonych kwalifikacji, branżowego doświadczenia lub zachowania formalnej postaci dokumentu, powinno to wynikać z ustaleń. Klient nie powinien zakładać, że „tłumaczenie” zawsze znaczy to samo.
Przy tłumaczeniach specjalistycznych przydatna jest możliwość zadawania pytań do tekstu. Tłumacz może wychwycić niespójność, brak załącznika albo termin, który w danej branży ma kilka znaczeń. Warto przewidzieć kanał takich pytań i osobę kontaktową po stronie klienta. To mały element organizacyjny, który potrafi uratować jakość całego tekstu.
Narzędzia, AI i odpowiedzialność za efekt
Coraz częściej pojawia się pytanie o wykorzystanie narzędzi wspomagających tłumaczenie, w tym pamięci tłumaczeniowych albo narzędzi opartych o AI. Umowa może określić, czy takie narzędzia są dopuszczalne, pod jakimi warunkami i czy materiały klienta mogą być wprowadzane do zewnętrznych systemów. Przy dokumentach poufnych albo zawierających dane osobowe nie jest to detal techniczny, tylko realny element bezpieczeństwa.
Warto też wskazać, że końcowy tekst powinien zostać sprawdzony przez tłumacza. Narzędzie może pomagać, ale odpowiedzialność za jakość usługi powinna być jasno przypisana. Dobre tłumaczenie nie polega wyłącznie na przeniesieniu słów. Polega na przeniesieniu sensu, tonu i funkcji tekstu, a tego nadal warto pilnować bardzo ludzkim okiem.
Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej udzielonej po analizie konkretnej umowy, dokumentów oraz sytuacji stron.